KI-Team für Führungskräfte: In 3 Stunden statt 3 Monaten

Apr 24 / Maximilian Moehring
In diesem interaktivem Artikel entwickelst du dein erstes produktives KI-Team, das dir ab morgen Zeit spart, Klarheit bringt und deine Führungsarbeit unterstützt. Statt Buzzword-Bingo oder endloser Theorie lernst du konkret:

✅ Wie du Aufgaben in deinem Alltag identifizierst, die du an KI-Assistenten auslagern kannst
✅ Welche Rollen und Zugriffsstufen du deinem KI-Team zuweist – genau wie in einem echten Unternehmen
✅ Wie du klare Prompts formulierst, mit denen deine Assistenten sofort loslegen können
✅ Warum Autonomie und Informationszugang entscheidend sind – und wie du damit umgehst
✅ Und am Ende: Wie du deinen ersten KI-Assistenten startklar machst


Von Buzzwords zum echten Business Value

In den letzten zwei Jahren haben wir unser persönliches KI-Team aufgebaut, das unseren täglichen Output vervielfacht, uns zu einer besseren Führungskräften macht und unseren Fokus deutlich geschärft hat. Aber: Der Großteil der LinkedIn-KI-Tipps ist entweder zu technisch ("Hol dir meinen 17-Schritte Prompt-Guide!") oder zu verspielt ("Schau, wie dieser Bot meine Posts schreibt!"). Die wenigsten Ratgeber sprechen aus der Perspektive einer Führungskraft, die mit minimalem Aufwand maximale Ergebnisse erzielen will.

Deshalb zeigen wir dir heute wie du dein KI-Team als Führungskraft aufbauen kannst.

Warum KI-Assistenten für Führungskräfte besonders wertvoll sind

Im Kern machen KI-Assistenten eine Führungskraft besser und schneller in ihrer Kommunikation:

  • Sie helfen, klarer und zielgerichteter zu formulieren
  • Sie bereiten komplexe Informationen auf
  • Sie passen die Kommunikation an den jeweiligen Adressaten an

Für den strategischen Aufbau eines KI-Teams empfehle ich einen dreistufigen Ansatz:

Phase 1 – Grundlagen: Einfache KI-Assistenten für alltägliche Aufgaben
Phase 2 – Strukturen & Schnittstellen: Standards schaffen und erste Tools verbinden
Phase 3 – Delegieren & Automatisieren: Autonome Agenten übernehmen ganze Arbeitsbereiche

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf Phase 1 – das Fundament für dein KI-Team.

Phase 1 – Das Fundament: Rollen, Positionen & Daten-Awareness

Schritt 1 – Rollen definieren: KI-Mitarbeiter vs. KI-Zulieferer

Der erste Schritt ist zu verstehen, dass es zwei grundlegende Typen von KI-Assistenten gibt:
Merksatz: Zulieferer liefern Sicht von außen – Mitarbeiter tragen internes Know-how nach innen.
🧠 Hintergrund: Genau wie im echten Unternehmen brauchen wir beide Perspektiven. Die externe Sicht (KI-Zulieferer) liefert frische Impulse ohne Betriebsblindheit, während die interne Sicht (KI-Mitarbeiter) unser Unternehmenswissen strukturiert und verfügbar macht.

Schritt 2 – Positionen vergeben

Nachdem du die grundlegenden Rollen definiert hast, geht es darum, jedem KI-Assistenten eine klare "Position" zuzuweisen:

KI-Mitarbeiter-Levels:
  • Junior
  • Associate
  • Senior
  • Manager


KI-Zulieferer-Levels:
  • Basic
  • Confidential
  • Secret
  • Top Secret


Diese Einteilung hat einen praktischen Zweck: Sie schafft Awareness für Daten-Zugriff. Je höher die Position, desto mehr sensible Informationen erhält der Assistent – genau wie in einer realen Organisation.

Schritt 3 – Handlungsspielraum definieren

Im letzten Schritt der Grundlagen-Phase definierst du den Handlungsspielraum deiner KI-Assistenten entlang zweier Achsen:

X-Achse: Autonomie (reiner Prompt-Assistent → voll-automatisierter Agent)

Y-Achse: Informations-Tiefe (öffentliche Daten → vertrauliche Unternehmens-Geheimnisse)
Mit dieser Matrix weißt du genau, welcher KI-Assistent auf welche Informationen zugreifen darf und wie autonom er agieren kann.

In die Praxis: Die ersten 30 Minuten mit deinem KI-Team

  1. Brain Dump: Liste 5 Aufgaben, die heute > 3 h pro Woche kosten. Denk an E-Mails, Meetings, Vorbereitung von Unterlagen, Recherchen etc.       
  2. Rolle wählen: Entscheide, ob du dafür einen Mitarbeiter-Bot oder Zulieferer-Bot brauchst. Zulieferer bringen externe Impulse, Mitarbeiter strukturieren internes Wissen. Wähle die Position je nach Sensibilität und Verantwortung.
  3. Level setzen: Vergib eine Position (Junior/Basic etc.) – damit steht automatisch der Daten-Scope. Wo würdest du deinen KI-Assistenten platzieren? Nutze diese Matrix, um zu entscheiden, wie frei dein Bot arbeiten darf und wie sensibel die Informationen sind.
  4. KI-Tool wählen: Wähle bspw. ChatGPT oder Claude, erstelle ein Project. 
  5. Basis-Prompt erstellen: Beginne mit etwas einfachem „Du bist mein …, dein Ziel: …“ – gib ihm Basisinformation zu deinem Unternehmen (Unternehmensbeschreibung, Website-Texte, Produktbeschreibungen, etc.


Prompt-Vorlage:
"Du bist mein [Rolle, z. B. interner Kommunikations-Bot]. Deine Aufgabe ist es, [Aufgabe]. Nutze folgende Informationen: [Unternehmenskontext]. Formuliere deine Antwort für [Zielgruppe, Tonalität]."

Beispiel:
"Du bist mein interner Kommunikationsassistent. Deine Aufgabe ist es, meine wöchentlichen Team-Updates zu formulieren. Nutze folgende Informationen: Projektstand Alpha = 80%, Launch für Beta verschoben, neues Teammitglied startet am Montag. Schreibe im Stil eines locker."

6. Testlauf: Lass den Bot ein Mini-Ergebnis liefern, gib Feedback, iteriere einmal.


Gratulation! Du hast gerade den Grundstein für dein KI-Team gelegt.

Beispiel: Mein KI-Team für Unternehmenskommunikation

Um das ganze greifbarer zu machen, hier ein Ausschnitt aus meinem persönlichen KI-Team:

KI-Mitarbeiter:
  • Leadership Performance Coach (Senior) – Hilft mir beim Vorbereiten von Führungsgesprächen
  • Assistent für interne Kommunikation (Associate) – Unterstützt bei Team-Updates und internen Memos
  • Researcher (Junior) – Bereitet Daten und Statistiken für Entscheidungen auf


KI-Zulieferer:
  • Copy Writer für Website/Blog (Confidential) – Optimiert externe Kommunikation
  • Recruiting Berater (Basic) – Gibt Input zu Stellenanzeigen und Bewerberprofilen

Min-Max-Prinzip: Maximaler Output bei minimalem Input

Bei der Auswahl deiner ersten KI-Assistenten nutze das Min-Max-Prinzip: Wähle die Anwendungsfälle, die bei minimalem Zeitaufwand maximalen Output für dich generieren.

Gute Startpunkte sind:
  • E-Mail-Korrespondenz strukturieren und verbessern
  • Meeting-Notizen zusammenfassen und Aktionspunkte extrahieren
  • Erste Entwürfe für wiederkehrende Dokumente erstellen

Ausblick: Die nächsten Phasen deines KI-Teams

Dieser Artikel ist der Auftakt einer umfassenden Reihe, in der ich mein gesamtes KI-Assistenten-System detailliert beschreibe. In den kommenden Beiträgen werde ich immer wieder auf einzelne Aspekte aller drei Phasen eingehen und dir praktische Anleitungen geben.

Im nächsten Artikel erkläre ich dir, wie du in Phase 1 eine solide Basis an Dokumenten schaffst, die als Grundlage für deine KI-Assistenten dienen. Du wirst lernen, wie du diese Dokumentenbasis einfach aktualisieren und anpassen kannst, ohne technisches Experten-Wissen zu benötigen.

In den weiteren Phasen deines KI-Teams geht es dann um:

Phase 2 - Struktur & Schnittstellen:Aufbau von Standard-Templates und Verbinden weitere Tools.
Phase 3 - Delegieren & Automatisieren:
Autonome Agenten übernehmen ganze Work-Streams.

Diese tiefergehenden Phasen werden wir in kommenden Playbooks und Artikeln detailliert beleuchten – immer mit dem Fokus auf praktische Umsetzbarkeit für Führungskräfte.